В МоемСкладе существует функция переноса в архив неактуальных товаров, юридических лиц, контрагентов и других элементов справочников. Если по каким-то причинам вам нельзя удалять из системы информацию о том или ином товаре, контрагенте или проекте, ставшими неактуальными, то с помощью переноса в архив ее можно скрыть, оставив при этом в системе.
Архивирование удобно использовать, когда ваши справочники растут в объемах, и большое количество не актуальной на данный момент информации начинает мешать работе.
Убрать в архив можно товары и услуги, сотрудников, юр. лица, склады, контрагентов, проекты, договоры.
Перенесенные в архив элементы не отображаются в справочниках, их нельзя добавить в документы, архивным контрагентам нельзя выставить счет, но при этом архивные элементы можно экспортировать и импортировать.
Перенос элементов в архив
Из справочника
- Перейдите в нужный вам справочник.
- Отметьте флажками элементы, которые вы хотите убрать в архив.
- Выберите пункт Изменить — Поместить в архив.
Из карточки
- Перейдите в нужный вам справочник.
- Откройте карточку, щелкнув на название элемента или его номер.
- Нажмите кнопку Поместить в архив.
Перенос модификаций в архив
Процедура переноса в архив модификаций товаров несколько отличается от общей. Потребность в этой функции может возникнуть, например, при изменении характеристик товара у производителя. Поместить модификацию в архив можно с помощью соответствующей кнопки на странице модификации.
Перенесенные в архив модификации товара недоступны для закупки и продажи, не отображаются в складских остатках, а в документах помечаются серым.
Отображение архивных элементов
- Перейдите в нужный вам справочник.
- Откройте фильтр и выберите в меню Показывать пункт «Только архивные» либо «Все». В первом случае вы увидите только те элементы, которые помещены в архив, во втором — все, включая архивные.
- Нажмите кнопку Применить.
Архивные элементы помечены буквой «А» и серым цветом.