Инвентаризация позволяет выявить несоответствие фактических и учетных остатков. Проводится по каждому складу отдельно. При адресном хранении инвентаризация проводится отдельно по ячейкам.
Чтобы создать, изменить или распечатать Инвентаризации, перейдите в раздел Товары → Инвентаризации. В разделе собраны все Инвентаризации, доступные для вашего аккаунта.
Инвентаризации можно фильтровать по следующим параметрам: период, товар или группа, склад, организация, тип документа, статус, владельцы, доступ, автор и время изменения. Для фильтрации по статусу укажите Тип документа, и далее — Статус.
Для Инвентаризации актуальны все базовые возможности работы с документами.
Этапы проведения инвентаризации:
- Создание документа инвентаризации
- Добавление товаров
- Внесение фактических остатков
- Корректировка Инвентаризации
- Внесение изменений в остатки
Создание документа инвентаризации
Чтобы создать Инвентаризацию:
- Перейдите в раздел Товары → Инвентаризации.
- Нажмите на кнопку +Инвентаризация.
- Выберите склад, по которому хотите провести инвентаризацию. Если склад с ячейками, то создается документ Инвентаризация по ячейкам. Если склад без адресного хранения — Инвентаризация по складу.
- Укажите дату, если она отличается от текущей даты. На эту дату будут рассчитаны остатки в колонке Расчетный остаток.
- Укажите организацию.
-
Добавьте товар. Для документа Инвентаризация по ячейкам сначала перейдите во вкладку По складу, затем добавьте товар.
-
Внесите фактический остаток. Для документа Инвентаризация по ячейкам сначала перейдите во кладку По ячейкам, затем внесите фактический остаток.
- Если во время инвентаризации были продажи товара, актуализируйте документ инвентаризации.
- Создайте Списание или Оприходование, чтобы изменить остатки по результатам инвентаризации.
Добавление товаров
Добавьте в документ позиции, которые необходимо проинвентаризировать. Если товаров много, лучше разбить их на несколько документов: например, по дате, месту хранения, типу товаров.
Способы добавления позиций:
- Поставьте курсор в поле Добавить позицию и отсканируйте штрихкоды.
- Нажмите на кнопку Добавить из справочника и выберите товары, которые нужно добавить в документ. Нажмите Выбрать.
- Нажмите на кнопку Дополнить из остатков. В документ загрузятся остатки товаров на складе — с положительным и отрицательным количеством. Товаров с остатком, равным нулю, в списке не будет. Чтобы сразу внести фактические остатки, поставьте галочку Устанавливать фактические остатки.
- Нажмите на кнопку Дополнить из номенклатуры и выберите товары, которые нужно добавить в документ. Чтобы добавить сразу группу товаров, выберите группу в выпадающем списке и нажмите Дополнить. Если не указан ни один товар, добавляются все товары. Чтобы внести все фактические остатки, поставьте флажок Устанавливать фактические остатки. Если флажок не был поставлен, после добавления товаров нажмите Расчетный остаток и выберите Пересчитать в выпадающем списке.
- В Инвентаризации по ячейкам для каждого товара при добавлении автоматически указываются все ячейки, где хранится товар.
После добавления товаров нажмите на кнопку Сохранить вверху.
Внесение фактических остатков
Проведите инвентаризацию и укажите фактическое количество товара в колонке Фактический остаток. Это можно сделать:
- Вручную — найдите нужные товар с помощью поиска или фильтра и укажите значение фактического остатка.
- Отсканируйте штрихкоды товаров — фактический остаток в позиции будет увеличиваться на единицу при каждом сканировании. Доступно только в Инвентаризации по складу.
- Импортируйте файл с результатами инвентаризации — нажмите внизу справа на кнопку Импорт и следуйте указаниям на экране. Доступно только для складов без адресного хранения (Инвентаризация по складу).
- Укажите в фильтре ячейку, нажмите Найти и укажите фактический остаток для этой ячейки. Доступно только в Инвентаризации по ячейкам. Между полями фильтра и фактическим остатком можно также переключаться с помощью горячих клавиш: Alt + Q — вернутся в фильтр, Enter — перейти в поле Фактический остаток.
Когда все фактические остатки внесены, нажмите на кнопку Сохранить вверху.
Корректировка Инвентаризации
На время инвентаризации необходимо приостановить продажу и приемку товаров. Если этого не сделать и в процессе продать большое количество позиций, их будет сложно учесть. Скорее всего, потребуется повторная инвентаризация.
Если во время инвентаризации вы продали небольшое количество товара, можно актуализировать документ инвентаризации. Для этого:
- Откройте документ инвентаризации и через поиск найдите проданный товар.
- Вручную внесите фактический остаток проданного товара.
- Поменяйте дату и время на текущие.
- Нажмите кнопку Расчетный остаток и выберите в выпадающем списке Пересчитать.
- Нажмите на кнопку Сохранить.
Внесение изменений в остатки
Расхождение между расчетными и фактическими остатками отражается в колонке Разница, а соответствующее расхождение в пересчете на деньги — в графе Избыток/Недостача. Если значение положительное — это избыток, если отрицательное — недостача.
Документ Инвентаризации не корректирует остатки товаров — для этого необходимо создать:
- Списание — если расчетный остаток выше фактического;
- Оприходование — если расчетный остаток ниже фактического.
Если Списание и Оприходование создаются из Инвентаризации по ячейкам, товары в них переносятся с указанием ячеек.
Расчетный остаток выше фактического
Если при инвентаризации найдена недостача, создайте Списание недостающих товаров: нажмите вверху на кнопку Создать документ и выберите Списание в выпадающем списке.
Все товары из инвентаризации, по которым есть недостача, будут добавлены в Списание. Если товаров больше 500, будет создано несколько Списаний, в каждом по 500 позиций. Списание можно отредактировать, в том числе указать причину списания.
Расчетный остаток ниже фактического
Если обнаружены излишки, создайте Оприходование: нажмите вверху на кнопку Создать документ и выберите Оприходование в выпадающем списке.
Все товары из инвентаризации, по которым есть излишки, будут добавлены в Оприходование. Если товаров больше 500, будет создано несколько Оприходований, в каждом по 500 позиций.