Сценарии

В МоемСкладе можно создавать сценарии — автоматизировать рутинные действия так, чтобы они выполнялись без вашего участия. Вы указываете, что нужно сделать в тех или иных случаях, а сервис выполняет это сам.

Например, если в сервисе создается заказ от определенного контрагента, можно сделать так, чтобы в нем автоматически выставлялась дата отгрузки. Или если создается отгрузка, можно поставить сотруднику задачу проверить комплектацию.

Создавать сценарии можно для объектов:

• заказ покупателя;
• счет покупателю;
• отгрузка;
• заказ поставщику;
• счет поставщика;
• приемка.

В сценарии указывают:

• какой объект хотят изменить;
• при каких обстоятельствах;
• что именно нужно сделать.

Создание сценария

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Сценарий выполняется, когда в поле Действует стоит флажок. Если вы хотите сохранить сценарий как черновик, снимите флажок.
5. Укажите основные параметры сценария:
   • Какое событие запускает сценарий?
     

     Укажите объект и событие, которое с ним должно произойти, чтобы сценарий запустился.

     Например, это может быть создание Заказа покупателя или Счета от поставщика.

   • Что нужно сделать?
     Укажите действия, которые должны произойти автоматически. Например, при создании Заказа покупателя можно:
     • изменить заказ;
     • изменить резерв;
     • запланировать создание задачи для сотрудника в рамках сценария;
     • отправить сотруднику уведомление — например, чтобы менеджер приступил к обработке заказа;
     • отправить вебхук — ссылку-уведомление в CRM-систему, кол-центр или интернет-магазин.

     Для задач и уведомлений можно настроить автоматическую подстановку данных — вносить номера документов, даты и так далее.

     Также есть возможность очищать поля: например, если заказ не обработан в течение трех дней, можно очистить поле Владелец-сотрудник, чтобы заказ смог взять в обработку другой менеджер.

   • Когда сценарий должен выполняться?
     Отметьте, когда должен запуститься сценарий: сразу или через заданное время.

     Отложенный запуск сценария используют, например, чтобы автоматически снять резерв с не оплаченного вовремя заказа или чтобы поставить задачу на обработку заказа в интернет-магазине, если менеджер не приступил к работе с ним в заданное время.

   • При каких условиях?
     Укажите конкретные случаи, в которых выполняется сценарий.

     Например, можно ставить задачу на сборку и отправку заказа, когда поступает полная оплата. Или можно назначать задачи разным сотрудникам в зависимости от того, является ли контрагент юрлицом, ИП или физлицом.

6. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.

История выполнения сценария отображается внизу страницы.

Подстановка данных в уведомлениях и задачах

Настройте автоматическую подстановку значений в уведомлениях, чтобы сразу передавать сотрудникам детальную информацию для дальнейшей работы. Например, можно создать шаблон, по которому при создании каждого нового заказа сотрудник будет получать уведомления с актуальными номером, датой и суммой документа:

Согласовать с клиентом Заказ покупателя 10002 от 22.03.2021 на сумму 5000 руб.

Для подобных уведомлений используются шаблоны:

Согласовать с клиентом {DOCUMENT_NAME} от {OPERATION_DATE} на сумму {OPERATION_SUM} руб.

В фигурных скобках — переменные, на место которых подставляются реальные данные в каждом конкретном случае.

Другие варианты подобных шаблонов:

{DOCUMENT_NAME} оплачен, можно готовить товары к отправке

{DOCUMENT_NAME} должен быть оплачен до {PLANNED_PAYMENT_DATE}. Оплата не поступила. Нужно связаться с контрагентом и выяснить, когда поступит оплата

Провести проверку комплектации по документу {DOCUMENT_NAME}

Создавайте собственные шаблоны, используя таблицу возможных переменных. Если указанное поле не заполнено в документе, вместо него будет подставлено пустое значение. Факт постановки в резерв или ожидание указать в шаблоне нельзя.

Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений