В МоемСкладе можно создавать сценарии — автоматизировать рутинные действия так, чтобы они выполнялись без вашего участия. Вы указываете, что нужно сделать в тех или иных случаях, а сервис выполняет это сам.
Например, если в сервисе создается заказ от определенного контрагента, можно сделать так, чтобы в нем автоматически выставлялась дата отгрузки. Или если создается отгрузка, можно поставить сотруднику задачу проверить комплектацию.
Создавать сценарии можно для объектов:
- заказ покупателя;
- счет покупателю;
- отгрузка;
- заказ поставщику;
- счет поставщика;
- приемка.
В сценарии указывают:
- какой объект хотят изменить;
- при каких обстоятельствах;
- что именно нужно сделать.
Создание сценария
- Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
- Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
- Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
- Сценарий выполняется, когда в поле Действует стоит флажок. Если вы хотите сохранить сценарий как черновик, снимите флажок.
- Укажите основные параметры сценария:
- Какое событие запускает сценарий?
Укажите объект и событие, которое с ним должно произойти, чтобы сценарий запустился.
Например, это может быть создание Заказа покупателя или Счета от поставщика.
- Что нужно сделать?
Укажите действия, которые должны произойти автоматически. Например, при создании Заказа покупателя можно:- изменить заказ;
- изменить резерв;
- запланировать создание задачи для сотрудника в рамках сценария;
- отправить сотруднику уведомление — например, чтобы менеджер приступил к обработке заказа;
- отправить вебхук — ссылку-уведомление в CRM-систему, кол-центр или интернет-магазин.
Для задач и уведомлений можно настроить автоматическую подстановку данных — вносить номера документов, даты и так далее.
Также есть возможность очищать поля: например, если заказ не обработан в течение трех дней, можно очистить поле Владелец-сотрудник, чтобы заказ смог взять в обработку другой менеджер.
- Когда сценарий должен выполняться?
Отметьте, когда должен запуститься сценарий: сразу или через заданное время.Отложенный запуск сценария используют, например, чтобы автоматически снять резерв с не оплаченного вовремя заказа или чтобы поставить задачу на обработку заказа в интернет-магазине, если менеджер не приступил к работе с ним в заданное время.
- При каких условиях?
Укажите конкретные случаи, в которых выполняется сценарий.Например, можно ставить задачу на сборку и отправку заказа, когда поступает полная оплата. Или можно назначать задачи разным сотрудникам в зависимости от того, является ли контрагент юрлицом, ИП или физлицом.
- Какое событие запускает сценарий?
- Нажмите на кнопку Сохранить вверху.
История выполнения сценария отображается внизу страницы.
Подстановка данных в уведомлениях и задачах
Настройте автоматическую подстановку значений в уведомлениях, чтобы сразу передавать сотрудникам детальную информацию для дальнейшей работы. Например, можно создать шаблон, по которому при создании каждого нового заказа сотрудник будет получать уведомления с актуальными номером, датой и суммой документа:
Согласовать с клиентом Заказ покупателя 10002 от 22.03.2021 на сумму 5000 руб.
Для подобных уведомлений используются шаблоны:
Согласовать с клиентом {DOCUMENT_NAME} от {OPERATION_DATE} на сумму {OPERATION_SUM} руб.
В фигурных скобках — переменные, на место которых подставляются реальные данные в каждом конкретном случае.
Другие варианты подобных шаблонов:
{DOCUMENT_NAME} оплачен, можно готовить товары к отправке
{DOCUMENT_NAME} должен быть оплачен до {PLANNED_PAYMENT_DATE}. Оплата не поступила. Нужно связаться с контрагентом и выяснить, когда поступит оплата
Провести проверку комплектации по документу {DOCUMENT_NAME}
Создавайте собственные шаблоны, используя таблицу возможных переменных. Если указанное поле не заполнено в документе, вместо него будет подставлено пустое значение. Факт постановки в резерв или ожидание указать в шаблоне нельзя.
Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений
Название сработавшего сценария |
{TEMPLATE_NAME} |
Время срабатывания сценария | {CURRENT_DATE} |
Полное наименование документа | {DOCUMENT_NAME} |
Статус документа | {STATUS} |
Организация | {ORGANIZATION} |
Владелец-сотрудник | {OWNER} |
Контрагент | {COUNTERPARTY} |
Договор с указанием номера и даты | {CONTRACT} |
Проведено (да или нет) | {APPLICABLE} |
Комментарий | {COMMENT} |
Проект | {PROJECT} |
Оплачено | {PAYED} |
Отгружено | {SHIPPED} |
Принято | {ACCEPTED} |
Возвращено | {RETURNED} |
Сумма документа | {OPERATION_SUM} |
Документа | {OPERATION_DATE} |
Планируемая дата приемки | {PLANNED_ACCEPTANCE_DATE} |
Планируемая дата отгрузки | {PLANNED_SHIPPED_DATE} |
Планируемая дата платежа | {PLANNED_PAYMENT_DATE} |