Сценарии

В МоемСкладе можно создавать сценарии — автоматизировать рутинные действия так, чтобы они выполнялись без вашего участия. Вы указываете, что нужно сделать в тех или иных случаях, а сервис выполняет это сам.

Например, если в сервисе создается заказ от определенного контрагента, можно сделать так, чтобы в нем автоматически выставлялась дата отгрузки. Или если создается отгрузка, можно поставить сотруднику задачу проверить комплектацию.

• Создание сценария
• Подстановка данных в уведомлениях и задачах

Создание сценария

Создавать сценарии можно для объектов:

• заказ покупателя;
• счет покупателю;
• отгрузка;
• заказ поставщику;
• счет поставщика;
• приемка.

В сценарии указывают:

• какой объект хотят изменить;
• при каких обстоятельствах;
• что именно нужно сделать.

Чтобы создать сценарий:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Сценарий выполняется, когда в поле Действует стоит флажок. Если вы хотите сохранить сценарий как черновик, снимите флажок.
   Одновременно могут действовать не более 100 сценариев. При этом можно создавать новые сценарии, но они будут неактивны. Чтобы новый неактивный сценарий заработал, снимите флажок в строке Действует в одном из активных сценариев.
5. Укажите основные параметры сценария:
   • Какое событие запускает сценарий?
     

     Укажите объект и событие, которое с ним должно произойти, чтобы сценарий запустился.

     Например, это может быть создание Заказа покупателя или Счета от поставщика.

   • Что нужно сделать?
     Укажите действия, которые должны произойти автоматически. Например, при создании Заказа покупателя можно:
     • изменить заказ;
     • изменить резерв;
     • создать связанный документ — Отгрузку или Входящий платеж;
     • запланировать создание задачи для сотрудника в рамках сценария;
     • отправить сотруднику уведомление — например, чтобы менеджер приступил к обработке заказа;
     • отправить вебхук — ссылку-уведомление в CRM-систему, кол-центр или интернет-магазин.

     Для задач и уведомлений можно настроить автоматическую подстановку данных — вносить номера документов, даты и так далее.

     Также есть возможность очищать поля: например, если заказ не обработан в течение трех дней, можно очистить поле Владелец-сотрудник, чтобы заказ смог взять в обработку другой менеджер.

   • Когда сценарий должен выполняться?
     Отметьте, когда должен запуститься сценарий: сразу или через заданное время. Максимум — через 45 дней.

     Отложенный запуск сценария используют, например, чтобы автоматически снять резерв с не оплаченного вовремя заказа или чтобы поставить задачу на обработку заказа в интернет-магазине, если менеджер не приступил к работе с ним в заданное время.

     Одновременно могут действовать не более 10 сценариев с отложенным запуском. При этом можно создавать новые такие сценарии, но они будут неактивны. Чтобы новый сценарий с отложенным запуском заработал, снимите флажок в строке Действует в одном из активных сценариев с таким запуском.
   • При каких условиях?
     Укажите конкретные случаи, в которых выполняется сценарий. Можно задать несколько вариантов.

     Например, можно ставить задачу на сборку и отправку заказа, когда поступает полная оплата. Или назначать задачи разным сотрудникам в зависимости от того, является ли контрагент юрлицом, ИП или физлицом. Или получать уведомления, когда поступает заказ от одного из нескольких особых контрагентов. 

6. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.

История выполнения сценария отображается внизу страницы.

Подстановка данных в уведомлениях и задачах

Настройте автоматическую подстановку значений в уведомлениях, чтобы сразу передавать сотрудникам детальную информацию для дальнейшей работы. Например, можно создать шаблон, по которому при создании каждого нового заказа сотрудник будет получать уведомления с актуальными номером, датой и суммой документа:

Согласовать с клиентом Заказ покупателя 10002 от 22.03.2021 на сумму 5000 руб.

Для подобных уведомлений используются шаблоны:

Согласовать с клиентом {DOCUMENT_NAME} от {OPERATION_DATE} на сумму {OPERATION_SUM} руб.

В фигурных скобках — переменные, на место которых подставляются реальные данные в каждом конкретном случае.

Другие варианты подобных шаблонов:

{DOCUMENT_NAME} оплачен, можно готовить товары к отправке

{DOCUMENT_NAME} должен быть оплачен до {PLANNED_PAYMENT_DATE}. Оплата не поступила. Нужно связаться с контрагентом и выяснить, когда поступит оплата

Провести проверку комплектации по документу {DOCUMENT_NAME}

Создавайте собственные шаблоны, используя таблицу возможных переменных. Если указанное поле не заполнено в документе, вместо него будет подставлено пустое значение. Факт постановки в резерв или ожидание указать в шаблоне нельзя.

Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений