Сценарии

Сценарии — это программные роботы в МоемСкладе, которые автоматически выполняют определенные действия при наступлении заданных вами условий.

Сценарии могут:

• Автоматизировать процессы компании;
• Улучшить работу сотрудников и избавить их от рутины;
• Упростить внутренние взаимодействия в компании;
• Подсветить проблемы и узкие места в рабочих процессах;
• Помочь соблюдать сроки и избегать ошибок.

Сценарий необходимо настроить один раз. Далее он выполняется автоматически, вовремя и без ошибок. Например, можно создать сценарий, который будет автоматически проставлять резерв товаров в созданном заказе. Или создавать связанную Отгрузку и сразу ставить сотруднику задачу проверить комплектацию.

• Создание сценария
  • Создание сценария вручную
  • Создание сценария по шаблону
• Настройки доступа к Сценариям
• Подстановка данных в уведомлениях и задачах
• Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений
• Дополнительный пробный период
• Особенности работы

Создание сценария

Сценарии можно создавать вручную или с помощью шаблонов. Если сценарий создается вручную, вы сами задаете настройки. При создании сценария по шаблону ничего заполнять не нужно — все настройки устанавливаются автоматически согласно выбранному шаблону.

Создание сценария вручную

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Укажите Наименование и Комментарий к сценарию. Рекомендуем сразу оставлять понятные пояснения, чтобы в дальнейшем было проще работать со сценариями.
5. Настройка Действует отвечает за активность сценария. Если не поставить флажок, сценарий сохраняется как черновик и не выполняется.
6. Укажите основные параметры сценария:
   • Какое событие запускает сценарий? — укажите объект и событие, которое с ним должно произойти, чтобы сценарий запустился. Например, это может быть создание Заказа покупателя.
   • Что нужно сделать? — укажите действия, которые должны произойти в результате срабатывания сценария. Для примера с Заказом покупателя будут доступны действия:
     
     • Изменить заказ;
     • Изменить контрагента;
     • Изменить резерв;
     • Создать задачу;
     • Отправить уведомление;
     • Отправить вебхук;
     • Создать связанный документ.
   • Для задач и уведомлений можно настроить автоматическую подстановку данных — добавлять номера документов, даты, суммы и другую информацию.
   • Когда сценарий должен выполняться? — отметьте, когда должен запуститься сценарий: сразу или через заданное время. Максимум — через 45 дней. Отложенный запуск сценария используют, например, чтобы автоматически снять резерв с не оплаченного вовремя заказа.
   • При каких условиях? — укажите конкретные условия, при которых сценарий должен сработать. Можно указать сразу несколько условий или группу условий, объединенных через операторы И/ИЛИ.
     Например, можно ставить задачу на сборку товаров по оплаченному заказу, или распределять заказы по сотрудникам, в зависимости от суммы заказа.
7. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.

После создания сценария информация о его работе сохраняется в Истории выполнения сценария. Она доступна в окне конкретного сценария, в документе, по которому он сработал и в Аудите. Каждый раз, когда сценарий сработал или не сработал, фиксируется в истории.

Создание сценария по шаблону

Для создания сценариев можно также использовать готовые шаблоны. Они экономят время и упрощают запуск необходимых сценариев. Достаточно адаптировать информацию в сценарии под особенности ваших процессов.

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Выберите способ создания сценария — Из шаблона.
5. В выпадающем списке выберите нужный сценарий — остальные поля сценария будут заполнены автоматически согласно его настройкам. Подробнее см. Шаблоны настроек для популярных сценариев.
6. При необходимости отредактируйте предзаполненные данные под ваши бизнес-процессы. Например, поставьте актуальные статусы документов в условиях или актуализируйте текст задач.
7. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.
8. Сценарий начинает выполняться сразу после создания, так как поле Действует активно по умолчанию. Чтобы сохранить сценарий как черновик, снимите флажок и сохраните изменения.

Настройки доступа к Сценариям

По умолчанию сценарии доступны только администратору аккаунта. Для сотрудника доступ к сценариям по умолчанию отключен. Для каждого сотрудника можно настроить индивидуальные права доступа к сценариям. Для этого:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки. Слева в разделе Справочники выберите пункт Сотрудники.
2. Откройте карточку сотрудника — нажмите на строку с его именем.
3. Справа в разделе Системные роли выберите роль Пользователь и нажмите на кнопку Настроить права — откроется окно настройки прав.
4. Выберите раздел Сценарии в колонке слева и отметьте действия, которые может совершать пользователь: смотреть, создавать, редактировать, удалять, управлять активностью.
5. Нажмите на кнопку Сохранить настройки.
6. Нажмите на кнопку Сохранить вверху в карточке сотрудника.

Подстановка данных в уведомлениях и задачах

Настройте автоматическую подстановку значений в уведомлениях и задачах, чтобы сразу передавать сотрудникам детальную информацию для дальнейшей работы. Например, можно создать шаблон, по которому при создании каждого нового заказа сотрудник будет получать уведомление с актуальными номером, датой и суммой документа: Согласовать с клиентом Заказ покупателя 10002 от 22.03.2021 на сумму 5000 руб.

Для таких уведомлений используйте шаблон:

• Согласовать с клиентом {DOCUMENT_NAME} от {OPERATION_DATE} на сумму {OPERATION_SUM} руб.

В фигурных скобках — переменные, на место которых подставляются реальные данные в каждом конкретном случае.

Другие варианты подобных шаблонов:

• {DOCUMENT_NAME} оплачен, можно готовить товары к отправке
• {DOCUMENT_NAME} должен быть оплачен до {PLANNED_PAYMENT_DATE}. Оплата не поступила. Нужно связаться с контрагентом и выяснить, когда поступит оплата
• Провести проверку комплектации по документу {DOCUMENT_NAME}

Создавайте собственные шаблоны, используя таблицу возможных переменных. Если указанное поле не заполнено в документе, вместо него будет подставлено пустое значение. Факт постановки в резерв или ожидание указать в шаблоне нельзя.

Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений

Переменные для объектов со значением Документ

Переменные для объекта Контрагент

Дополнительный пробный период

В сценариях можно единоразово включить дополнительный пробный период 14 дней на любом тарифе, при условии, что на момент подключения у вас нет активной опции Сценариев. Доступно администраторам и пользователям, у которых есть права на управление подпиской.

Чтобы включить дополнительный пробный период:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. В разделе Сценарии или на странице любого сценария нажмите на кнопку Активировать пробный период.

Если вы покупаете опцию Сценарии по подписке во время действия дополнительного пробного периода, опция начинает действовать сразу после покупки. Действие дополнительного пробного периода прекращается, а оставшиеся дни не используются.

Особенности работы

При работе со сценариями необходимо учитывать ряд особенностей:

• Один сценарий не запускает другой сценарий. Например, если результатом одного сценария является создание Отгрузки, а другой сценарий должен автоматически изменять статус Отгрузки при ее создании, второй сценарий не запустится автоматически после выполнения первого.
• Одновременно могут быть активными не более 100 сценариев, в том числе, не более 10 сценариев с отложенным запуском. При этом можно создавать новые неактивные сценарии и активировать их по необходимости.
• Проверка условий срабатывания отложенных сценариев осуществляется как при срабатывании условий для выполнения сценария, так и перед фактическим выполнением по таймеру.
• При срабатывании действия Изменить резерв остатки товаров могут пересчитываться с некоторой задержкой относительно обычной ручной работы с документами.
• Также задержка выполнения сценариев может наблюдаться при массовом редактировании большого количества документов.
• При создании связанного документа в него не добавляются товары с серийными номерами.
• Не создаются платежи на основании документов с нулевой стоимостью или по оплаченным документам.
• В Отгрузки, созданные через сценарии, попадают только неотгруженные товарные позиции родительского документа. Отгрузка без товарных позиций не создается.
• Событие Истек срок ориентируется на поле План. дата отгрузки, План. дата приемки или План. дата оплаты в зависимости от типа выбранного документа.
• Порядок выполнения нескольких действий в рамках одного сценария зависит от порядка, в котором действия заданы на странице настройки этого сценария.
• Если в документ вносят изменения одновременно пользователь и сценарий, то сохраняется самое последнее изменение. В случае необходимости можно задавать сценарии с отложенным срабатыванием — например, через 1-2 минуты после того, как пользователь завершит работу с документами. Также можно уточнить условия срабатывания сценария.
• В условиях сценариев сопоставление по датам происходит по-разному: для вариантов Равно/Не равно сопоставление происходит по дням, минуты и часы не учитываются. Для вариантов Больше/Меньше/Меньше равно/Больше равно при сопоставлении учитываются в том числе минуты.
• Действие Изменить связанный документ выполняется, если у родительского документа есть только один связанный документ выбранного типа. Например, для Заказа покупателя есть только один связанный Заказ поставщику.

Смотрите также

Шаблоны настроек для популярных сценариев