Сценарии

Сценарии помогают автоматизировать рутинные действия. Вы указываете, что нужно сделать в том или ином случае, а сервис выполняет это сам.

Например, если в сервисе создается Заказ покупателя, можно создать сценарий, который будет автоматически проставлять в этом Заказе дату отгрузки. Или можно создать сценарий, который при создании Отгрузки, будет автоматически ставить сотруднику задачу проверить комплектацию.

Создавать сценарии можно для документов:

• Заказ покупателя;
• Счет покупателю;
• Отгрузка;
• Заказ поставщику;
• Счет поставщика;
• Приемка;
• Производственное задание;
• Входящий платеж;
• Исходящий платеж;
• Приходный ордер;
• Расходный ордер;
• Возврат покупателя;
• Перемещение;
• Возврат поставщику.

• Создание сценария
  • Создание сценария вручную
  • Создание сценария по шаблону
• Настройки доступа к Сценариям
• Подстановка данных в уведомлениях и задачах
• Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений
• Дополнительный пробный период

Создание сценария

Сценарии можно создавать вручную или с помощью шаблонов. Если сценарий создается вручную, вы сами задаете настройки. При создании сценария по шаблону ничего заполнять не нужно — все настройки устанавливаются автоматически согласно выбранному шаблону.

Создание сценария вручную

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Укажите Наименование сценария.
5. Отметьте поле Действует флажком, чтобы сценарий начал выполняться. Чтобы сохранить сценарий как черновик, снимите флажок. Одновременно могут действовать не более 100 сценариев. При этом можно создавать новые неактивные сценарии и активировать их по необходимости.
6. Укажите основные параметры сценария:
   • Какое событие запускает сценарий? — укажите объект и событие, которое с ним должно произойти, чтобы сценарий запустился. Например, это может быть создание Заказа покупателя или Счета от поставщика.
   • Что нужно сделать? — укажите действия, которые должны произойти автоматически. Например, при создании Заказа покупателя можно:
     • изменить заказ;
     • изменить резерв;
     • создать связанный документ — Отгрузку или Входящий платеж;
     • запланировать создание задачи для сотрудника в рамках сценария;
     • отправить сотруднику уведомление — например, чтобы менеджер приступил к обработке заказа;
     • отправить вебхук — ссылку-уведомление в CRM-систему, колл-центр или интернет-магазин.
   • Для задач и уведомлений можно настроить автоматическую подстановку данных — вносить номера документов, даты и так далее. Также можно настроить автоматическое очищение полей. Например, если заказ не обработан в течение трех дней, можно очистить поле Владелец-сотрудник, чтобы заказ смог взять в обработку другой менеджер.
   • Когда сценарий должен выполняться? — отметьте, когда должен запуститься сценарий: сразу или через заданное время. Максимум — через 45 дней. Отложенный запуск сценария используют, например, чтобы автоматически снять резерв с не оплаченного вовремя заказа.
     Одновременно могут действовать не более 10 сценариев с отложенным запуском. При этом можно создавать новые неактивные сценарии. Чтобы новый сценарий с отложенным запуском заработал, снимите флажок в строке Действует в одном из активных сценариев с таким запуском.
   • При каких условиях? — укажите конкретные случаи, в которых выполняется сценарий.
     Можно задать несколько условий или указать варианты условий. Сценарий будет запускаться при выполнении любого из них. Условия можно объединять в группы, внутри которых тоже могут быть одновременные условия или варианты. Для групп также можно задавать одновременное или вариантное выполнение наряду с одиночными условиями.
     Например, можно ставить задачу на сборку и отправку заказа, когда поступает полная оплата. Назначать задачи разным сотрудникам в зависимости от того, является ли контрагент юрлицом, ИП или физлицом. Получать уведомления, когда поступает заказ от одного из нескольких особых контрагентов или когда поступает предоплата от определенного контрагента.
7. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.

История выполнения сценария отображается внизу страницы.

Примеры создания конкретных сценариев см. в Настройках для популярных сценариев.

Создание сценария по шаблону

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. Нажмите +Сценарий — откроется новое окно.
4. Выберите способ создания сценария — Из шаблона.
5. В выпадающем списке выберите нужный сценарий — остальные поля сценария будут заполнены автоматически согласно его настройкам. Подробнее о настройках шаблонов сценариев см. Настройки для популярных сценариев.
6. При необходимости отредактируйте предзаполненные данные под ваши бизнес-процессы.
7. Заполните поля, которые не заданы шаблоном и нуждаются в заполнении вручную. Например, поставьте актуальные статусы документов в События или Условия выполнения сценариев.
8. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.
9. Сценарий начинает выполнятся сразу после создания, так как поле Действует активно по умолчанию. Чтобы сохранить сценарий как черновик, снимите флажок и сохраните изменения. Одновременно могут действовать не более 100 сценариев и не более 10 сценариев с отложенным запуском. При этом можно создавать новые неактивные сценарии и активировать их по необходимости.

Настройки доступа к Сценариям

По умолчанию сценарии доступны только администратору аккаунта. Для сотрудника доступ к сценариям по умолчанию отключен. Для каждого сотрудника можно настроить индивидуальные права доступа к сценариям. Для этого:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки. Слева в разделе Справочники выберите пункт Сотрудники.
2. Откройте карточку сотрудника — нажмите на строку с его именем.
3. Справа в разделе Системные роли выберите роль Пользователь и нажмите на кнопку Настроить права — откроется окно настройки прав.
4. Выберите раздел Сценарии в колонке слева и отметьте действия, которые может совершать пользователь: смотреть, создавать, редактировать, удалять, управлять активностью.
5. Нажмите на кнопку Сохранить настройки.
6. Нажмите на кнопку Сохранить вверху в карточке сотрудника.

Подстановка данных в уведомлениях и задачах

Настройте автоматическую подстановку значений в уведомлениях, чтобы сразу передавать сотрудникам детальную информацию для дальнейшей работы. Например, можно создать шаблон, по которому при создании каждого нового заказа сотрудник будет получать уведомление с актуальными номером, датой и суммой документа: Согласовать с клиентом Заказ покупателя 10002 от 22.03.2021 на сумму 5000 руб.

Для таких уведомлений используйте шаблон:

• Согласовать с клиентом {DOCUMENT_NAME} от {OPERATION_DATE} на сумму {OPERATION_SUM} руб.

В фигурных скобках — переменные, на место которых подставляются реальные данные в каждом конкретном случае.

Другие варианты подобных шаблонов:

• {DOCUMENT_NAME} оплачен, можно готовить товары к отправке
• {DOCUMENT_NAME} должен быть оплачен до {PLANNED_PAYMENT_DATE}. Оплата не поступила. Нужно связаться с контрагентом и выяснить, когда поступит оплата
• Провести проверку комплектации по документу {DOCUMENT_NAME}

Создавайте собственные шаблоны, используя таблицу возможных переменных. Если указанное поле не заполнено в документе, вместо него будет подставлено пустое значение. Факт постановки в резерв или ожидание указать в шаблоне нельзя.

Возможные переменные для шаблонов задач и уведомлений

Дополнительный пробный период

Дополнительный пробный период на аккаунте можно включить только один раз и только при условии, что опция Сценарии не подключена.

Дополнительный пробный период действует 14 дней. Доступен на любом тарифе, кроме Пробного.

Чтобы включить дополнительный пробный период:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки.
2. Слева в разделе Настройки выберите Сценарии.
3. В разделе Сценарии или на странице любого сценария нажмите на кнопку Активировать пробный период.

Смотрите также

Настройках для популярных сценариев