Задачи

В МоемСкладе можно создавать задачи и отслеживать их выполнение. Чтобы посмотреть список текущих задач или создать новую, перейдите в раздел Задачи.

• Создание задачи
  • в разделе Задачи
  • в документе
  • в карточке контрагента
• Типы задач
• Работа с задачами
• Массовое создание задач
• Список задач
• Система уведомлений

Создание задачи

Задачу можно создать в разделе Задачи, в любом документе и в карточке контрагента.

Создание задачи в разделе Задачи

1. Перейдите в раздел Задачи.
2. Нажмите кнопку +Задача.
3. Заполните обязательные поля: Описание задачи и поле Исполнитель.
4. Укажите срок выполнения задачи.
   
   Если срок не указывать, задача будет всегда отображаться в группе Сегодня.
5. Выберите тип задачи. Типы задач должен предварительно настроить администратор.
6. К задаче можно привязать контрагента или документ.
   • Чтобы привязать к задаче контрагента, нажмите ссылку Связать с контрагентом. Выберите контрагента из выпадающего списка.
   • Чтобы привязать к задаче документ, нажмите ссылку Связать с документом. В открывшемся окне выберите нужный документ с помощью фильтров.
7. Нажмите на кнопку Сохранить.
8. При необходимости добавьте к задаче комментарий. К комментарию можно прикрепить до 20 Файлов. Для этого нажмите на значок в левом нижнем углу поля комментария. Максимальное количество комментариев для одной задачи — 100.
9. Когда задача завершена, перетащите переключатель Выполнена в активное положение.

Создание задачи в документе

1. Перейдите в документ.
2. Во вкладке Задачи нажмите на кнопку +Задача.
3. Заполните форму задачи как в предыдущей инструкции.
4. Нажмите на кнопку Сохранить. Созданная задача будет связана с этим документом.

Чтобы посмотреть задачи к документу, которые нужно выполнить, перейдите в документ и выберите вкладку Задачи.

Задачи, созданные из Заказов покупателей, отображаются также в разделе Продажи → Заказы покупателей.

В списке для каждого Заказа покупателя указывается ближайшая задача — самая ранняя невыполненная задача, которую нужно выполнить в первую очередь. Задача может иметь срок выполнения или нет. Отображаются только те ближайшие задачи, в которых вы назначены исполнителем.

Создание задачи в карточке контрагента

1. Перейдите в карточку контрагента.
2. Во вкладке Задачи нажмите на кнопку Создать задачу.
3. Заполните форму задачи как в предыдущей инструкции.
4. Нажмите на кнопку Сохранить. Созданная задача будет связана с этой карточкой. Список активных задач, связанных с контрагентом, отображается в его карточке во вкладке Задачи.

Автоматическое создание задач можно настроить в рамках сценариев. Например, если покупатель в течение недели не оплачивает счет, можно поставить менеджеру задачу связаться с ним.

Типы задач

Если у вас много задач, их можно делить на категории — типы. Тип задачи необходимо указать при ее создании. Это помогает приоритезировать задачи, следить за их текущим статусом и жизненным циклом, упрощает поиск задач и коммуникацию сотрудников. Например, можно создавать типы задач:

• по содержанию (Позвонить, Написать, Встреча),
• по приоритету (Важно, Средний приоритет, Низкий приоритет),
• по статусу готовности (Новая, В работе, В ожидании, Готово),
• по дополнительной категории (VIP-клиент, Негативный отзыв, Лид).

Перед началом работы с типами задач необходимо добавить их в настройки задач. Создавать новые и редактировать существующие типы задач может только администратор. Для этого:

1. Перейдите в раздел Задачи.
2. Нажмите на шестеренку .
3. В открывшемся окне нажмите на +Тип задачи, чтобы добавить новый тип. Введите его название и выберите цвет. Также можно редактировать существующие типы.
4. Чтобы изменить последовательность типов в списке, используйте стрелки .
5. Нажмите на кнопку Сохранить.

Работа с задачами

Задачу можно редактировать, копировать и удалить. Также ссылкой на задачу можно поделиться с сотрудниками.

1. Откройте нужную задачу.
2. Чтобы редактировать задачу, нажмите на рядом с описанием задачи. Нажмите Сохранить.
3. Чтобы скопировать ссылку на задачу, нажмите Ссылка.
4. Чтобы скопировать задачу, нажмите Копировать. При копировании комментарии и статус исполнения не копируются.
5. Чтобы удалить задачу, нажмите Удалить и подтвердите действие.

Массовое создание задач

Массовое создание задач помогает планировать активности для ваших контрагентов. Например, можно отфильтровать клиентов без продаж за 90 дней и массово создать задачи на их реактивацию. Также можно запланировать массовые обзвоны для платящих клиентов, чтобы повысить дополнительные продажи. Про работу с сегментами см. Повторные продажи и реактивация клиентов.

Чтобы создать несколько одинаковых задач для разных контрагентов:

1. Перейдите в раздел Контрагенты → Контрагенты.
2. Сформируйте список контрагентов, для которых нужно создать задачи, используя фильтры. Например, можно отфильтровать контрагентов по дате последней продажи, группе или статусу.
3. Отметьте нужных контрагентов в списке галочкой. За раз можно выбрать максимум 100 контрагентов на странице.
4. Нажмите на кнопку Создать и выберите Задачи.
5. В окне создания задач укажите:
   • Описание задач — описание будет продублировано во все созданные задачи;
   • Срок выполнения — крайний срок, к которому нужно выполнить задачи;
   • Тип задач — задачам можно назначить категорию и далее отслеживать результаты по ней. Подробнее см. Типы задач;
   • Исполнитель — по умолчанию исполнителем задач назначается ответственный сотрудник из карточки контрагента;
   • Связи с контрагентами — задачи будут привязаны к выбранным контрагентам.
6. Нажмите на кнопку Создать N задач. Чтобы посмотреть результаты создания задач, перейдите в Настройки → Обмен данными → Импорт.
7. Уведомления для массово созданных задач приходят так же, как и для других задач — когда задача назначена, просрочена или изменена. Подробнее см. Система уведомлений.
   

Список задач

Задачи в разделе группируются по сроку исполнения:

• Сегодня: сюда попадают задачи на сегодняшний календарный день, а также просроченные задачи и задачи без установленного срока исполнения.
• Завтра: задачи на завтрашний календарный день.
• Неделя: задачи на текущую неделю.
• Позже: задачи со сроком исполнения позже текущей недели.
• Для просроченных задач срок исполнения отображается красным.

Также задачи можно фильтровать по: сроку, контрагенту, статусу, исполнителю, автору, типу задачи.

Система уведомлений

Уведомления оповещают сотрудников об изменениях, связанных с задачами: о появлении новых задач и комментариев, о важных изменениях в существующих задачах.

Типы уведомлений:

• Задача назначена
• Задача изменена
• Комментарий к задаче был изменен
• Комментарий к задаче был удален
• Задача выполнена
• Задача удалена
• К задаче добавлен новый комментарий
• Задача просрочена
• Задача переоткрыта
• Задача снята

Удобный формат уведомлений можно выбрать в настройках уведомлений.

Оповещения отправляются Автору и Исполнителю, за исключением тех случаев, когда они сами создают или изменяют задачу или комментарий.

Уведомления можно отключить в разделе Меню пользователя → Настройки пользователя.