Бизнес-процессы

Бизнес-процессы помогают выстроить правильную последовательность работы с документами и упростить рабочие процессы компании.

С помощью бизнес-процессов можно настроить работу каждого сотрудника или отдела согласно вашим внутренним регламентам:

• Настроить движение заказа по воронке продаж;
• Создать простую систему согласований;
• Наладить безошибочную работу разных отделов;
• Дополнительно ограничить права на работу с документами;
• Зафиксировать результаты работы над документом.

Бизнес-процессы особенно полезны для компаний, которые используют несколько каналов продаж и совместную работу сотрудников из разных отделов.

• Создание бизнес-процесса
• Редактирование бизнес-процесса
• Примеры бизнес-процессов

Создание бизнес-процесса

Чтобы создать новый бизнес-процесс:

1. Перейдите в меню пользователя и выберите Настройки → Бизнес-процессы.
2. Нажмите +Создать бизнес-процесс.
3. Заполните название и добавьте описание бизнес-процесса. Лучше сделать подробное описание. Так будет удобнее работать, когда появится много процессов.
4. По умолчанию создается активный бизнес-процесс. Чтобы временно отключить его, снимите галочку Активен.
5. В блоке Этапы бизнес-процесса настройте бизнес-процесс с помощью этапов перехода между статусами:
   • Невыбранные статусы — отображается список статусов, которые не были выбраны в блоке Статус, в который документ может быть переведен. Проверьте список, чтобы не упустить нужные статусы и связанные с ними процессы.
   • Статус для создания документов — укажите статусы, в которых может быть создан документ.
   • Статус, с которого начинается этап — задайте начальные статусы этапа при редактировании документа. Можно выбрать статус Без статуса, если есть документы, которые еще не имеют статуса.
   • Статус, в который документ может быть переведен — задайте финальные статусы этапа, в которые можно будет перевести заданный документ при его редактировании.
6. Нажмите на кнопку Создать, чтобы сохранить бизнес-процесс.

Если бизнес-процесс активен, заданные условия переходов между статусами учитываются при работе с выбранным документом.

Для документа Заказ покупателя можно создать только один бизнес-процесс на аккаунте. Инструмент бизнес-процессов развивается, скоро в нем появятся дополнительные возможности.

Редактирование бизнес-процесса

Чтобы отредактировать, удалить или изменить активность бизнес-процесса:

1. Перейдите в раздел Бизнес-процессы.
2. Выберите нужный бизнес-процесс.
3. Чтобы Удалить или включить/выключить настройку Активен, выберите действие и подтвердите его.
4. Чтобы отредактировать бизнес-процесс, нажмите Редактировать, внесите и сохраните изменения.

Примеры бизнес-процессов

Разделить работу с заказом для разных каналов продаж

Такой процесс необходим, если вы работаете сразу с несколькими каналами продаж: принимаете заявки на сайте, в маркетплейсе, в соцсетях и мессенджерах, ведете оптовые и розничные продажи. У каждого канала свой процесс движения заказа по воронке продаж, свои регламенты обработки заказов. Разными каналами продаж занимаются, как правило, разные отделы или сотрудники.

В первую очередь изучите, как сейчас ведется работа с заказом в разных каналах продаж. Для примера рассмотрим процесс работы с заказами с сайта.

1. Покупатель собирает корзину.
2. Заказ попадает в МойСклад со статусом Новый (сайт).
3. Менеджер обрабатывает заказ: проверяет состав, связывается с клиентом для уточнения адреса и срока доставки, в случае необходимости отправляет запрос в нужный отдел для дозаказа части товаров у поставщика. Заказ может принять статус В работе (сайт).
4. Менеджер переводит заказ в один из возможных статусов: Ожидает подтверждения (сайт), Отменен (сайт), Ожидает поступления (сайт).
5. Если все идет хорошо, заказ движется дальше по воронке продаж. На следующем этапе заказ может получить статус: Подтвержден (сайт), Ожидает сборки (сайт), Собран (сайт) или Отгружен (сайт).
6. После сборки и отгрузки заказ переходит в доставку. На этом этапе может быть несколько вариантов способа доставки: Курьер (сайт), Самовывоз (сайт), Почта России (сайт), СДЭК (сайт).
7. После доставки статус заказа становится Успешно завершен (сайт). На этом работа над заказом заканчивается.

Описанный выше процесс можно реализовать с помощью бизнес-процесса:

1. Создайте новый Бизнес-процесс, в этапах которого будут учитываться правильные переходы для каждого канала продаж.
2. Улучшите ваши процессы дополнительными инструментами, которые помогут автоматизировать часть работы сотрудников и добавят прозрачности в работу с этапами. Например:
   • Автоматические сценарии заберут часть ручной работы на себя, сэкономят время и ресурсы, а также избавят сотрудников от ошибок.
   • Задачи добавят прозрачности процессам — у каждого сотрудника появится чек-лист того, что он должен сделать за день и в каком порядке. Таким образом, никто не пропустит важный звонок с клиентом или не забудет вовремя собрать заказ.
   • Лента событий помогает вести актуальную информацию о клиентах и поставщиках, фиксировать все переписки и договоренности, а также позволяет сотрудникам общаться внутри единой системы.
   • Приложения расширяют возможности МоегоСклада и помогают адаптировать сервис под потребности бизнеса.

Согласовать размер повышенной скидки с руководителем

На примере компании из предыдущего пункта рассмотрим, как настроить процесс согласования скидки на заказ, если она должна быть согласована с руководителем. Для этого:

1. Настройте бизнес-процесс, в котором будут такие переходы:
   • Менеджер переводит нужный заказ из статуса В работе (сайт) в статус Ожидает подтверждения (сайт).
   • Далее руководитель проверяет условия заказа, согласовывает или отклоняет заказ. Заказ переходит из статуса Ожидает подтверждения (сайт) в статус Подтвержден (сайт) или обратно в статус В работе (сайт).
   • Менеджер перемещает заказ из статуса Подтвержден (сайт) дальше по воронке продаж или корректирует и возвращает заказ на согласование.
2. Расширьте данный процесс с помощью автоматических сценариев:
   • Используйте готовый шаблон сценария, адаптируя его под себя: измените владельца-сотрудника документа на руководителя. Если у менеджера настроены права только на редактирование своих заказов, он лишится возможности изменить данный заказ, пока он снова не станет владельцем заказа.
   • На руководителя также можно создавать задачу на подтверждение заказа. Для этого воспользуетесь шаблоном, адаптировав его под своей процесс.
   • В рамках задачи руководитель сможет написать комментарии для менеджера. Далее в этой задаче буде вся переписка по согласованию.
   • Когда руководитель подтвердит или отклонит процесс, заказ снова вернется к менеджеру на основании настроенного сценария.

Проверить коммерческое предложение или договор перед отправкой контрагенту

Бизнес-процесс настраивается аналогично предыдущему примеру, но в этапах указываются иные переходы между статусами.

Бизнес-процесс можно дополнить сценарием. Например, можно создать сценарий Смена ответственного сотрудника по заказу, Постановка задачи руководителю или Отправка уведомления руководителю.

Уточнить наличие или характеристики товара у работника склада

Если требуется взаимодействие между разными отделами и сотрудниками в рамках одного заказа, процесс можно реализовать двумя способами:

• с использованием отдельного статуса, за который ответственен работник склада — если заказ перевели на данный статус, значит требуется уточнение;
• через автоматическую постановку задач или отправку уведомлений работнику склада с помощью сценариев.

Настройте сценарий для отправки уведомления.

При исполнении сценария работник склада получает уведомление.

Заказать товары по недостающим позициям в заказе

Ситуация как в предыдущем пункте. При настройке бизнес-процесса можно указать:

• Статус, с которого начинается этап — В работе (сайт);
• Статус, в который документ может быть переведен — Ожидает поступления (сайт), Отменен (сайт).

Настройте сценарий для автоматического создания связанного Заказа поставщику и отправки уведомления при переводе Заказа покупателя в определенный статус.

Проверить поступление оплаты через бухгалтерию

Аналогично пункту с проверкой коммерческого предложения. Требуется, в первую очередь, если заказ не может быть собран или отгружен, пока бухгалтерия не подтвердит факт оплаты.

В этом случае можно настроить сценарий, который будет создавать сразу связанный Счет покупателю и назначать задачу на бухгалтера по проверке поступления оплаты со сроком через 3 дня.

Можно расширить данный процесс с помощью дополнительных сценариев: Отправка уведомления после успешной оплаты счета и Перевод счета в определенный статус после успешной оплаты.

Передать заказ на сборку

Процесс схож с заказом недостающих товаров. В нем тоже идет взаимодействие между сотрудниками разных отделов, например, менеджером и работником склада.

Бизнес-процесс можно расширить дополнительным уведомлением о готовности заказа к сборке и созданием задачи на сборку.

Зафиксировать результат сделки

Требуется для ограничения работы с заказами, переведенными в финальный положительный статус. Процесс поможет исключить ошибки и точно начислить премии сотрудникам. Например, поможет избежать удвоения бонусов по одной сделке.