Обработка заказов

При росте числа заказов выполнять их все точно в срок становится сложной задачей. А невыполнение заказов ставит под угрозу репутацию интернет-магазина. Решением может быть внедрение четкой процедуры обработки заказов.

Что понимается под обработкой заказов? Это весь комплекс действий от момента получения заказа от покупателя до его выполнения, то есть доставки заказа покупателю. Рассмотрим этот процесс подробнее и расскажем, как его автоматизировать с помощью МоегоСклада.

Настоящий документ затрагивает следующие темы:

Предварительные настройки и рекомендации

Информация о заказе вносится в соответствующие поля. 

Помимо стандартных полей можно использовать дополнительные поля, чтобы создать все необходимые вам параметры для работы с заказами. Наиболее распространенные из них - это менеджер (сотрудник, принимающий заказ), курьер, способ доставки, способ оплаты, станция метро или район доставки. 

В сервисе МойСклад есть возможность вести и анализировать базу клиентов. Чтобы отслеживать историю каждого клиента, проводить RFM-анализ и, например, делать рассылку определенной категории ваших покупателей, полезно заводить отдельную карточку контрагента на каждого клиента. Тогда вы, в частности, сможете пользоваться отчетом по показателям контрагентов. Если эти возможности вам не нужны, то можно оформлять все заказы на одного и того же контрагента. Тогда информация о клиенте фиксируется непосредственно в заказе. В этом случае для типа документа Заказ покупателя создаются дополнительные поля для хранения данных клиента (телефон, адрес доставки и т.д.). А в качестве контрагента заказа всегда используется один служебный. Его целесообразно задать в качестве покупателя по умолчанию. Для этого нажмите на название своего аккаунта справа вверху экрана около кнопки Выход, нажмите на стрелку в строке «Покупатель» в «Значениях по умолчанию», выберите в выпадающем меню служебного контрагента, которого вы хотите использовать для этой цели, сохраните и закройте страницу.

Статусы заказов

Для контроля прохождения заказов необходимо задать в системе статусы для заказов.

Например, можно использовать следующие статусы для заказа покупателя:

  • Новый.
  • Подтвержден.
  • Собран.
  • Отгружен.
  • Доставлен.
  • Возврат.
  • Отменен.

Вы можете задать свои собственные статусы в соответствии с тем, как работает с заказами ваш интернет-магазин, их может быть больше или меньше, чем в вышеприведенном примере. Исходя из нашего опыта, рекомендуем не раздувать список статусов: чем меньше статусов, тем удобнее работать с системой.

Используя синхронизацию с интернет-магазином, при переносе заказа в МойСклад, переносится и его статус (если он был указан). Если переносится заказ, не имеющий статуса, то подставляется первый по порядку статус из заданных в МоемСкладе.

Статусы заказов стоит использовать еще и затем, чтобы выстраивать воронку продаж. Этот отчет покажет вам, насколько оперативно обрабатываются ваши заказы, и на какой стадии они «пробуксовывают».

Обработка заказов

Рассмотрим подробно процесс обработки заказов в сервисе МойСклад.

Как попадают заказы в МойСклад и несколько слов о резервировании

Заказы могут попадать в МойСклад следующими способами:

  1. Из интернет-магазина через возможности синхронизации.
  2. Ручной ввод (например, оператор принимает заказ от покупателя по телефону).
  3. Через создание заказа вручную и добавление туда позиций.
  4. Из отчета Склады | Остатки, используя Тележку.

В заказе покупателя можно установить Резерв. Тогда количество доступного товара на складе в системе станет меньше, но на фактическом остатке товара это не отразится. В настройках синхронизации можно включить автоматическое резервирование заказов. Примечание

При настройке синхронизации с интернет-магазином можно активировать опцию Автоматически резервировать товары (Обмен данными | Синхронизация закладка Настройки синхронизации), тогда заказы будут переноситься в МойСклад уже с установленным для всех позиций резервом.

 При ручном вводе Заказа покупателя можно контролировать доступность для продажи вносимых в заказ позиций. Чтобы в самом заказе было видно количество доступного товара, нажмите соответствующий флажок в настройках (шестеренка справа над строкой заказа). Подготовка заказов. Работа «под заказ»

Предположим, группа новых заказов (например, за вчерашний день) поступила в МойСклад из интернет-магазина и все они находятся в статусе «Новый». В связи с этим:

  1. Определите часть заказов, которые готовы к доставке сегодня (например, это могут быть те заказы, товары из которых есть у вас в наличии).
  2. Измените их статус на «Подтвержден». Для этого нет необходимости заходить в каждый заказ и менять его Статус. Предусмотрена возможность массово изменить статусы заказов:

а. В списке заказов отметьте флажками те заказы, статусы которых необходимо изменить.

б. Над списком заказов в меню Статус выберите нужный статус, в данном случае это «Подтвержден». Предварительно список заказов можно отфильтровать, например, выбрав только заказы в статусе «Новый». Также доступна функция массового изменения значений дополнительных полей для выбранных заказов. Для этого над списком заказов в меню «Изменить» выберите «Массовое редактирование», а потом — нужные поля в открывшемся окне.

Если вы работаете «под заказ», то обратите внимание на несколько интересных возможностей:

  • Заказ поставщику (меню Создать документ внутри Заказа покупателя). Создается Заказ поставщику из Заказа покупателя: позиции и количества переносятся «один в один».
  • Заказ поставщику (с учетом «доступно») (меню Создать документ внутри Заказа покупателя). Создается Заказ поставщику из Заказа покупателя: позиции переносятся, а количества рассчитываются с учетом текущих остатков на складе (берется количество в Заказе покупателя за минусом того, что сейчас есть на складе).
  • Заказ поставщикам (меню Изменить в списке Заказов покупателей). Для выбранных Заказов Покупателей создаются несколько Заказов Поставщикам, по одному для каждого поставщика. Позиции группируются по Заказам поставщикам исходя из поставщика по умолчанию для товара (указан в поле Поставщик в карточке товара).
  • Доступно решение, позволяющее хранить в системе количество товаров у поставщиков и обновлять на основании этих данных витрину вашего интернет-магазина. За подробностями, пожалуйста, обратитесь к консультантам МоегоСклада по одному из контактных номеров.
  • Можно создать виртуальный склад под остатки вашего поставщика. Поддерживать актуальные данные на нём удобно с помощью импорта товаров в документ, с последующим созданием приемки из него. Когда поставщик присылает свежие данные, то старые документы прихода на виртуальный склад поставщика удаляются и создаются новые.

Передача заказов в доставку. Печать маршрутного листа и заявок для служб доставки

Если вы доставляете собственными курьерами, то необходимо назначить курьера для каждого из заказов. Для этого:

  • С помощью фильтра выберите заказы в статусе «Подтвержден», также можно отфильтровать по станции метро или району.
  • Укажите курьера для каждого заказа в поле Курьер.
  • Отфильтруйте список заказов в статусе «Подтвержден» по полю Курьер.
  • Распечатайте маршрутный лист для каждого из курьеров (меню Печать над списком заказов).

Внимание! Для печати маршрутного листа сначала необходимо подключить его шаблон, инструкции на странице Подключение дополнительных шаблонов.

Если вы отправляете заказы по почте или курьерскими службами, то можно печатать заявки на доставку в соответствии с их требованиями. Для этого:

  • Используйте Печать заказа или списка заказов, предварительно настроив собственный шаблон.
  • После того как заказы отправлены с курьером, через службу доставки или по почте, измените их статус на «В доставке».
  • Теперь отразите факт того, что товары покинули склад:
    • Из Заказа покупателя создайте Отгрузку (для этого зайдите в заказ, в меню Создать документ выберите пункт Отгрузка).

Внимание! Момент создания отгрузки из заказа может варьироваться в зависимости от ваших бизнес-процессов. Например, вы можете создавать отгрузку только после того, как курьер вернет документы, подтверждающие, что покупатель принял заказ, т.е. на следующем шаге — «Доставлен».

Завершение заказа. Взаиморасчеты с курьерами. Возвраты покупателей

На данном шаге производятся взаиморасчеты с курьером.

Можно посмотреть сколько денег, полученных от покупателей, он должен вернуть:

  • С помощью фильтра отберите заказы в статусе «Отгружен», назначенные на этого курьера, и со способом оплаты «Наличными». Общая сумма этих заказов и показывает долг курьера за доставленные заказы. Он должен сдать деньги или вернуть недоставленные/непринятые товары на эту сумму.
  • После получения подтверждения того, что покупатель получил заказ, переведите заказ в статус «Доставлен».
  • Если товары не приняты или возвращены покупателем, используйте «Возврат». Возврат можно создать только из соответствующей Отгрузки через меню Создать документ, а посмотреть список возвратов - в Продажи | Возвраты покупателей.

МойСклад поможет рассчитать вознаграждение курьера за период, начисляемое различными методами:

  • В зависимости от числа доставленных заказов.
  • Процент от суммы доставленных заказов.
  • Произвольная сумма вознаграждения за каждый заказ (в этом случае в заказе создается дополнительное поле «З/п курьера»).
  • Двухтарифный метод (например, «За МКАД» и «По городу»).

Для этого:

  • С помощью фильтра в списке заказов выберите заказы, выполненные курьером за интересующий период.
  • Выгрузите в Microsoft Excel через меню Печать.
  • Рассчитайте необходимые показатели в Microsoft Excel.

 



Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии