Инвентаризация позволяет выявить несоответствие фактических и учетных остатков. Проводится по каждому складу отдельно.
Для Инвентаризации актуальны все базовые возможности работы с документами.
Этапы проведения инвентаризации:
- Создание документа инвентаризации
- Добавление товаров
- Внесение фактических остатков
- Корректировки
- Внесение изменений в систему учета
Создание документа инвентаризации
Чтобы создать Инвентаризацию:
- Перейдите в раздел Товары → Инвентаризации.
- Нажмите на кнопку +Инвентаризация.
- Укажите дату — на эту дату будут рассчитаны остатки в колонке Расчетный остаток. По умолчанию подставляются текущие дата и время.
- Укажите организацию.
- Выберите склад — расчетный остаток будет показан именно для этого склада.
Добавление товаров
Добавьте в документ позиции, которые необходимо проинвентаризировать. Если товаров много, лучше разбить их на несколько документов: например, по дате, месту хранения, типу товаров.
Способы добавления позиций:
- Поставьте курсор в поле Добавить позицию и отсканируйте штрихкоды.
- Нажмите на кнопку Добавить из справочника и выберите товары, которые нужно добавить в документ. Нажмите Выбрать.
- Нажмите на кнопку Дополнить из остатков: в документ загрузятся остатки товаров на складе — с положительным и с отрицательным количеством. Товаров с остатком, равным нулю, в списке не будет. Чтобы сразу внести фактические остатки, поставьте флажок Устанавливать фактические остатки.
- Нажмите на кнопку Дополнить из номенклатуры и выберите товары, которые нужно добавить в документ.
Чтобы добавить сразу группу товаров, нажмите на стрелочку, а затем в открывшемся окне два раза кликните по группе и нажмите Дополнить.
Если оставить поле выбора товара пустым, в документ добавится весь справочник номенклатуры.Чтобы сразу внести фактические остатки, поставьте флажок Устанавливать фактические остатки. Если флажок не был поставлен, после добавления товаров нужно нажать на кнопку Расчетный остаток и выбрать Пересчитать в выпадающем списке.
Внесение фактических остатков
Проведите инвентаризацию — заполните колонку Фактический остаток одним из способов:
- Вручную — найдите нужные товар с помощью поиска или фильтра и укажите значение фактического остатка.
- Отсканируйте штрихкоды товаров — фактический остаток в позиции будет увеличиваться на единицу при каждом сканировании.
- Импортируйте файл с результатами инвентаризации — нажмите внизу справа на кнопку Импорт и следуйте указаниям на экране.
Когда внесете фактические остатки, нажмите на кнопку Сохранить вверху.
Корректировки
На время инвентаризации необходимо приостановить продажу и приемку товаров. Если этого не сделать и в процессе продать большое количество позиций, их будет сложно учесть. Скорее всего, потребуется повторная инвентаризация.
Если во время инвентаризации вы продали небольшое количество товара, можно актуализировать документ инвентаризации. Для этого:
- Откройте документ инвентаризации и через поиск найдите проданный товар.
- Вручную внесите фактический остаток проданного товара.
- Поменяйте дату и время на текущие.
- Нажмите кнопку Расчетный остаток и выберите в выпадающем списке Пересчитать.
- Нажмите на кнопку Сохранить.
Внесение изменений в систему
Расхождение между расчетными и фактическими остатками отражается в колонке Разница, а соответствующее расхождение в пересчете на деньги — в графе Избыток / Недостача (соответственно, положительная или отрицательная величина).
Документ Инвентаризации не корректирует остатки товаров — для этого проводят списание или оприходование, в зависимости от ситуации.
Расчетный остаток превышает фактический
Если при инвентаризации найдена недостача, сделайте списание недостающих товаров: нажмите вверху на кнопку Создать документ и выберите Списание в выпадающем списке.
Все товары из инвентаризации, по которым есть недостача, будут добавлены в Списание. Если товаров больше 500, будет создано несколько документов списания, каждый по 500 позиций. Документ можно будет отредактировать, в том числе указать причину списания.
Фактический остаток превышает расчетный
Если обнаружены излишки, сделайте оприходование: нажмите вверху на кнопку Создать документ и выберите Оприходование в выпадающем списке.
Все товары из инвентаризации, по которым есть излишки, будут добавлены в Оприходование. Если товаров больше 500, будет создано несколько документов оприходования, каждый по 500 позиций.