Юрлица

При регистрации в МоемСкладе автоматически создается карточка вашей организации — от ее имени ведется учет. У вас может быть одна или несколько организаций, возможное количество определяется настройками подписки.

Организация может иметь подразделения. Для каждого подразделения можно указать свои реквизиты. Это полезно, если документы нужно оформлять с реквизитами конкретного подразделения, а также при работе с Честным Знаком и ЕГАИС. Также подразделения необходимы для работы с ЭДО и ЭТрН.

Для подразделений можно отдельно настроить права сотрудников.

Финансовый учет ведется по организации. У подразделения нет отдельного расчетного счета и отдельной кассы.

Все организации и их подразделения собраны в разделе Моя компания → Юрлица.

Карточка организации

Чтобы добавить организацию:

1. Перейдите в раздел Моя компания → Юрлица.

2. Нажмите на кнопку +Юрлицо. Откроется новая карточка организации.

3. Введите Краткое наименование организации — это обязательное поле. Укажите контактную информацию: телефон, факс, E-mail.

4. Укажите Фактический адрес и добавьте комментарий к нему, если необходимо.

5. Укажите Юридические реквизиты — их проще всего заполнить по ИНН.
   

6. Добавьте подразделения, если необходимо. Чтобы добавить подразделение, нажмите +Подразделение. Подробнее см. Подразделения организации.

7. Если ваша организация является плательщиком НДС, в разделе Налоги поставьте галочку в соответствующей строке и укажите, какую ставку НДС использовать:

   • Брать из карточки товара — применять для товаров ставки НДС, которые указаны в карточках товаров;
   • Использовать постоянную — применять одну ставку НДС ко всем товарам. Укажите эту ставку НДС.

   

8. Укажите данные руководителя и главного бухгалтера — ФИО, должность. Данные используются для печати документов.

9. Добавьте логотип, печать и подпись. Данные могут потребоваться для выставления счетов.

Подразделения организации

Подразделение организации в МоемСкладе — это аналог обособленного подразделения в законодательстве. Это любая часть организации, которая находится по адресу, отличному от юридического адреса головной компании, и где оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

Подразделения можно создавать для удобства работы в следующих случаях:

• У компании есть склад, магазин или производство с адресом, который отличается от адреса головной организации, но относится к одному юрлицу;
• В документах ЭДО или печатных формах для данных подразделений необходимо указывать часть реквизитов, отличную от основного юрлица: КПП, адрес, реквизиты ЕГАИС или Честного Знака;
• Для офлайн-магазинов необходимо объединить несколько точек продаж в один магазин.

Чтобы для организации добавить подразделения:

1. Перейдите в раздел Моя компания → Юрлица.

2. Перейдите в карточку организации. В разделе Подразделения отображаются все подразделения организации.

   

3. Нажмите +Подразделение.

4. В открывшемся окне укажите реквизиты подразделения. Для подразделений со статусом «ООО» можно указать отдельный КПП, а для подразделений со статусом «ИП» — код ФИАС.

   

5. Укажите реквизиты для работы с Честным Знаком и ЕГАИС, если необходимо.

   

6. Нажмите на кнопку Создать.

Для одной организации можно добавить несколько подразделений. Каждое подразделение может иметь свои реквизиты.

Если для подразделения настроено подключение к ЕГАИС, документы и данные ЕГАИС можно получать и оформлять с его реквизитами:

• Входящие ТТН запрашиваются для юрлиц и подразделений;
• В Акте списания ЕГАИС можно выбрать юрлицо или подразделение;
• Остатки товаров можно запросить для подразделения;
• В Отчете о подключенных кегах учитывается подразделение, указанное в настройках точки продаж.

В документах маркировки подразделение можно указать:

• В Отгрузке — как грузоотправителя или грузополучателя;
• В Выводе из оборота — как организацию;
• В Выданном Счете-фактуре — как грузополучателя.

Чтобы настроить права сотрудников подразделения:

1. Перейдите в раздел Моя компания → Сотрудники.
2. В карточке сотрудника в блоке Системные роли выберите роль пользователя, чтобы перейти к настройкам доступа.
3. В открывшемся окне в разделе Моя компания настройте права сотрудника в рамках подразделения в соответствии с его обязанностями.
4. Нажмите Сохранить настройки.

Использование в документах и отчетах

Учет документов ведется для каждой организации отдельно. Создавая любой документ, в поле Организация обязательно нужно указать организацию, от имени которой этот документ создается.

Чтобы организация автоматически подставлялась в документы:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки пользователя.
2. Справа в разделе Значения по умолчанию выберите нужную организацию.
   
3. Нажмите на кнопку Сохранить вверху.

Если автоподстановка организации настроена, ставка НДС, заданная в карточке организации, действует в документах: Отгрузка, Заказ покупателя, Счет покупателю, Возврат покупателя, Заказ поставщику, Счет поставщика, Полученный отчет комиссионера, Продажа, Возврат, Предоплата, Возврат предоплаты, Вывод из оборота, Вывод из оборота (ОСУ).

В документах: Приемка, Возврат поставщику, Отчет комиссионера выданный, Внутренний заказ, действует ставка НДС, указанная в карточке товара.

Управление юрлицами

Возможное количество организаций определяется настройками подписки. Если организация больше не используется, ее можно отправить в архив.

Для каждого юрлица можно настроить независимую нумерацию документов:

1. Перейдите в раздел с документами, например Продажи → Заказы покупателей.
2. Нажмите на шестеренку справа вверху.
3. Поставьте флажок в строке Независимая нумерация документов для юрлиц.
   
4. Нажмите на кнопку Сохранить.

Разделение доступа по юрлицам

Можно разграничить доступ к документам по юрлицам — чтобы сотрудники могли просматривать документы только своей организации.

Для этого сначала нужно назначить для юрлица отдел:

1. Перейдите в раздел Моя компания → Юрлица.
2. Откройте карточку нужного юрлица.
3. Вверху справа кликните на имя сотрудника — откроются данные о владельце.
4. Создайте для этого юрлица особый отдел.
5. Снимите флажок в строке Общий доступ.
   
6. Нажмите на кнопку Сохранить слева вверху.

Затем добавьте сотрудника в этот отдел:

1. Перейдите в раздел Моя компания → Сотрудники.
2. Откройте карточку нужного сотрудника.
3. Справа укажите для сотрудника новый отдел.
   
4. Нажмите на кнопку Сохранить слева вверху.

Далее настройте доступ для сотрудника:

1. Тут же в карточке сотрудника отметьте справа системную роль Пользователь и нажмите на кнопку Настроить права.
2. Установите настройки доступа:
   • Справочники → Юрлица → Свои и отдела либо Свои, отдела и общие.
   • Для всех документов в разделах — Свои и отдела либо Свои, отдела и общие.
     
3. Нажмите на кнопку Сохранить настройки.
4. Нажмите на кнопку Сохранить слева вверху.